Imagine perder uma venda por falta de um produto? Isso é algo que não vai acontecer no seu negócio com o investimento em um sistema de gestão de estoque. É fundamental entender a rotatividade dos itens para garantir a sua disponibilidade, seja para a venda direta ou mesmo com um insumo da cadeia produtiva industrial.
Nesse contexto, um sistema de gestão de estoque eficiente é capaz de gerenciar e acompanhar em tempo real os itens presentes dentro dos armazéns de uma empresa. Ele oferece a possibilidade de melhorar a eficiência operacional, reduzir custos, evitar rupturas e garantir que a companhia esteja sempre preparada para atender a seus clientes.
Para isso, essa ferramenta deve se integrar às áreas de compras, vendas, produção, logística, marketing, entre outras, para assegurar a atualização das entradas e das baixas na medida em que os produtos sejam comprados, vendidos ou ingressam no inventário.
Não investir nessa solução significa prejuízos financeiros por diversos motivos:
- Indisponibilidade de produtos para a venda;
- Perdas por ultrapassar a validade, em caso de itens perecíveis;
- Desconhecimento do inventário armazenado.
Outras consequências comuns são a insatisfação de clientes por uma experiência insuficiente em uma tentativa de compra e dificuldades de gestão de fornecedores e de outros parceiros comerciais, problemas graves para qualquer negócio.
Fique conosco no restante deste artigo para aprofundar seu conhecimento sobre o tema.
Por que o seu negócio deve focar na otimização logística? Explicamos em detalhes neste artigo!
Como funciona um sistema de gestão de estoque?
O sistema de gestão de estoque permite às empresas monitorar, controlar e otimizar seus níveis de estoque de forma eficiente. A partir do monitoramento contínuo de itens – via identificação por radiofrequência (RFID) ou outros mecanismos e tecnologias –, ele registra entradas e saídas para controlar o reabastecimento e emitir alertas em caso de níveis críticos à disposição.
Este sistema deve oferecer dados únicos não só para o departamento logístico, mas também para as áreas de compras, vendas e produtiva, trazendo uma visão integral do inventário disponível. É importante que a plataforma possa se integrar ao fluxo de processos já adotado pelo negócio em relação ao controle de estoque. Os mais comuns são:
Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)
É uma fila: o primeiro item a entrar no estoque será o primeiro a ser utilizado.
Último a entrar, primeiro a sair (UEPS)
É organizado em uma espécie de “pilha”. O item que estiver mais acima foi o último a entrar e será o primeiro no próximo pedido/uso.
Primeiro a vencer, primeiro a sair
É organizado de acordo com a data de validade, evitando perdas por ultrapassar o limite de período para consumo.
Just in Time
É o conceito de adotar um estoque mínimo disponível, visando reduzir custos e ser mais produtivo. Exige um grande planejamento e gestão para ser eficiente e não correr riscos de desabastecimento.
Independentemente do modelo usado, é importante que o sistema de gestão de estoque seja eficiente e se adapte para gerar a rastreabilidade desejada.
Quais são os benefícios de utilizar um software de gestão de estoque automatizado?
A integração dessa tecnologia à rotina resulta em uma redução de custos e um aumento de eficiência, especialmente por melhorar a organização, a visibilidade do estoque e evitar perdas. Outros benefícios sentidos pelas empresas são:
Redução de erros
Um software de gestão de estoque costuma ser acompanhado de tecnologias para diminuir a interação humana, o que reduz significativamente a possibilidade de erros que geram ruptura de estoque.
Mais eficiência operacional
Essa automação agiliza processos, reduz o tempo necessário para tarefas como contagem de estoque e processamento de pedidos. Em outras palavras, o tempo do processamento e do envio das mercadorias é mais rápido.
Tomada de decisão mais assertiva
Com dados precisos e atualizados e uma visão integral do estoque (além de mais facilidade para planejamento e simulações), os gestores podem tomar decisões mais fundamentadas sobre compras, vendas e produção.
Redução de custos
Um sistema automatizado ajuda a manter níveis de estoque ideais, evitando excesso de produtos ou falta de mercadorias, o que reduz custos com armazenagem, perda de vendas e que otimiza as compras de insumos ou de produtos.
Clientes mais satisfeitos
A indisponibilidade de produtos, além do caixa da empresa, afeta a percepção que um consumidor tem de um negócio. Ter sucesso nessa etapa garante compras recorrentes e uma experiência mais agradável.
Melhor interação com fornecedores
Ao notar o volume dos estoques, é possível fazer pedidos com mais prazos, o que costuma melhorar a relação com os fornecedores e outros parceiros comerciais.
Quais recursos um bom software desta área deve oferecer?
Entender as principais funcionalidades desta solução depende das demandas específicas de um negócio – inclusive em relação ao seu porte e particularidades dos produtos – e de sua necessidade de escala no curto e médio prazo.
No entanto, alguns recursos se mostram essenciais:
Rastreamento em tempo real
O estoque está em constante movimentação. Por isso, os dados de sistema precisam ser precisos para garantir a assertividade.
Relatórios e análises
Ferramentas de análise que permitem a geração de relatórios detalhados sobre o desempenho do estoque. Além disso, deve-se usar esse tipo de informação para fazer simulações voltadas às demandas sazonais ou para períodos específicos, otimizando o planejamento a partir de diferentes cenários.
Integração total
A visibilidade do estoque precisa se integrar às demandas e aos processos das áreas de compras, vendas e produção, além da logística. É importante que não existam silos de dados a esse respeito.
Configuração de alertas
A ferramenta deve emitir notificações sobre níveis críticos de estoque ou necessidade de reabastecimento.
Gestão de múltiplos locais
Empresas podem trabalhar com um estoque único ou espalhado em centros de distribuição. A ferramenta deve permitir o controle da disponibilidade total em cada local, facilitando o planejamento logístico.
Sem esquecer, é claro, da capacidade de integração com outros softwares já adotados pelo negócio, o que vai garantir essa visibilidade do estoque. No caso de grandes ou pequenas empresas, a principal diferença está na escala e na complexidade das operações, mas as exigências são semelhantes sobre as funcionalidades tecnológicas.
E como avaliar esse sistema?
Acompanhar métricas é fundamental para saber como o desempenho de soluções impacta na rotina de um negócio. Entre os meios para a avaliação, destaque para:
Giro de estoque: como mostramos no artigo sobre giro de estoque, trata-se da frequência com a qual o estoque é renovado em determinado período.
Taxa de ruptura de estoque: seu percentual indica a quantidade de vezes que um item estava fora de estoque quando foi requisitado.
Custo de armazenagem: inclui todas as despesas associadas ao armazenamento de estoque, como aluguel, energia e manutenção.
Precisão do inventário: indica a acuracidade dos registros em comparação com o estoque físico.
Lead time de reabastecimento: mede o tempo médio entre a realização de um pedido de reposição e a disponibilidade do produto em estoque.
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Fonte: Senior
