Rotina na maioria das empresas, o SPED Fiscal é uma das mais detalhadas obrigações fiscais que a contabilidade precisa entregar ao governo brasileiro. Facilitando as declarações ao Fisco, sua elaboração envolve uma série de registros de movimentações, valores monetários, estoques e demais informações importantes das empresas.
Para te ajudar a entender como o SPED Fiscal funciona, elaboramos este guia especial com todas as informações dele – bem como suas vantagens, seus principais erros e o prazo final para declaração. Acompanhe a leitura e fique em dia com o SPED!
O que é SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é o processo de escrituração digital da Receita Federal – este documento também pode ser chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital). Com o SPED, órgãos fazendários estaduais e a Receita Federal recebem de seus contribuintes todos os documentos e informações essenciais para averiguar o ICMS e o IPI.
Proposto pela Lei 9.989/2000, o SPED tem sua origem na modernização da gestão aduaneira e tributária. No entanto, apenas em 2007 ele foi oficializado juntamente ao PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), por meio do Decreto 6022/2007.
Através do SPED, as empresas otimizam e simplificam a entrega da documentação necessária ao Fisco e reduzem a burocracia que este tipo de demanda precisa – porque, uma vez que ele é feito de forma digital, não é mais necessário ter que lidar com documentos impressos. Para auxiliar ainda mais na geração destes registros, as empresas ainda podem contar com a tecnologia um software ERP para agilizar o SPED.
Com a padronização dessas obrigações fiscais, atualmente temos diferentes tipos de entregas e SPEDs, sendo:
- SPED Fiscal ICMS/IPI (EFD);
- SPED Contábil (ECD);
- SPED Contribuições (EFD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- EFD-Reinf;
- E-Social;
- E-Financeira;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Central de Balanços;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Vantagens do SPED Fiscal para empresas
Ao gerar o SPED Fiscal, são muitas as vantagens que as empresas podem obter. Além de otimizar a prestação de contas sobre as movimentações internas e externas, o SPED também auxilia na redução de inconsistências nas declarações de Imposto de Renda.
Para facilitar, vamos falar sobre as principais vantagens.
Redução de custos
Como já mencionamos anteriormente, o SPED Fiscal faz com que todo o processo de sua geração seja feito de forma digital. Desta forma, os recursos gastos com impressão de documentos, deslocamentos e armazenagem obrigatória das pastas são reduzidos.
Além disso, também há redução no número de colaboradores necessários para realizar a declaração deste tributo.
Agilidade na emissão
Uma vez que o processo passa a ser digital, não é necessário buscar informações da Receita Federal para se inteirar de todos os documentos necessários para gerar a declaração e, depois de gerar, entregar a pasta de documentos impressos e esperar a validação da mesma.
Hoje, normalmente, este processo todo pode ser realizado em duas horas – desde baixar o arquivo do SPED, preenchê-lo conforme as orientações e enviá-lo ao PVA.
Praticidade e aumento da produtividade
Com o SPED, a otimização da sua rotina vai além da entrega da declaração. Os colaboradores passam a ter um aumento significativo na sua produtividade e podem trabalhar de forma integrada e organizada na geração deste documento.
Além disso, a integração de informações faz com que os riscos de inconsistências nos dados sejam reduzidos e, consequentemente, as empresas diminuem as chances de sofrerem com multas e sanções.
Como funciona o SPED Fiscal?
Para gerar o SPED Fiscal, as empresas produzem mensalmente um documento digital que contém informações importantes para o Fisco e a Receita Federal – e essas informações envolvem a escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos, recursos e demais dados sobre operações e prestações praticadas.
Uma vez produzidos, esses arquivos digitais são enviados ao PVA (Programa Validador e Assinador), que é fornecido pelo próprio SPED. No PVA, os arquivos são assinados através de uma certificação A1 ou A3, emitida por uma empresa credenciada.
Quando a empresa entrega o SPED Fiscal, ela realiza a escrituração dos livros abaixo:
- I – Livro Registro de Entradas;
- II – Livro Registro de Saídas;
- III – Livro Registro de Inventário;
- IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
- V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
- VI – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
É importante lembrar que o Bloco K (Registro de Controle da Produção e do Estoque) é um dos livros de registro digital que deve ser declarado na geração do SPED Fiscal.
Principais erros no SPED Fiscal
Embora o SPED Fiscal seja uma ferramenta criada para facilitar a rotina tributária das empresas, muitas pessoas consideram sua elaboração complexa e acabam cometendo erros. Alguns dos erros mais comuns são:
- O contador cadastrado no sistema não é responsável pelo período da apuração;
- Os regimes de apuração de PIS/Cofins não estão ajustados nas configurações da empresa;
- O código do IBGE não foi informado;
- O CST (Código de Situação Tributária) possui erros;
- Os campos obrigatórios não são informados;
- Os números das notas dos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada” estão diferentes;
- Os registros de PIS e Cofins não estão configurados nos afretamentos.
Para evitar estes e outros erros, há algumas atitudes preventivas que devem ser adotadas pelas empresas. Primeiramente, é necessário investir em treinamentos e materiais informativos para os colaboradores.
Depois, é preciso definir processos internos para o preenchimento e verificação de informações tributárias da empresa para que tudo esteja de acordo com os padrões exigidos pelo governo. A integração de registros contábeis e fiscais deve ocorrer para que as informações estejam sempre juntas – e isso também auxilia no processo de revisão dos documentos, evitando inconsistências ou falhas nas declarações.
Qual o prazo para o SPED Fiscal no ano de 2024?
O arquivo deverá ser gerado de forma mensal e distinta para cada um dos estabelecimentos conforme informações dos períodos de apuração e mantido dentro do prazo definido por cada Administração Tributária Estadual. Em regra geral, os prazos são estabelecidos da seguinte forma:
Qual a multa ao não entregar o SPED Fiscal?
Se o contribuinte não entregar o SPED Fiscal, ele está sujeito a dois tipos de multas – estaduais e federais. Por isso, é importante que as empresas entreguem suas obrigações fiscais em dia e fiquem atentas a quaisquer mudanças na legislação.
As empresas podem ser punidas duas vezes no caso de descumprimento da prestação de dados referentes ao Sped Fiscal. Como estamos falando de um tributo que envolve os estados e o governo federal, as penalidades podem ocorrer nas duas esferas:
Âmbito estadual
- Cada estado tem uma regra específica, conforme suas normas estipuladas pela Secretaria da Fazenda.
Âmbito federal
- São divididas em três principais grupos: atrasos, cuja multa é de 0,2% sobre a receita bruta, limitada a 1% da receita bruta total; omissões ou incongruências, penalidade de 0,5% sobre o valor da operação, também limitada a 1% da receita bruta; e a inobservância de requisitos, em outras palavras, não seguir o padrão estabelecido, com multa de 0,5% sobre a receita bruta.
Portanto, ter cuidado ao informar e garantir a precisão dos dados é fundamental para evitar problemas ou sofrer sanções por parte do fisco, inclusive a perda de isenções fiscais obtidas.
Outro fator relevante é: pode haver suspensão do direito de emitir notas fiscais, o que pode se tornar uma consequência grave para as corporações por influenciar diretamente nos recebimentos e no fluxo de caixa.
Quais empresas não são obrigadas a entregar o SPED Fiscal?
Apear da entrega do SPED Fiscal ser realizada por todos os contribuintes do ICMS ou IPI, há algumas exceções. Nesses casos, são as empresas que foram, através do Fisco do estado contribuinte ou pela Receita Federal, dispensadas da entrega do SPED.
De acordo com a Lei Complementar 123/06, Microempresas e Empresas de Pequeno Porte não precisam declarar o SPED Fiscal.
É importante lembrar que a legislação pode mudar e, por isso, as empresas devem estar sempre em dia com as alterações realizadas pelo governo – evitando multas e demais punições. Uma das formas de se manter atualizado é utilizar um software de gestão, que estará sempre atualizado às mudanças do Fisco.
Agora que você já sabe o que é o SPED Fiscal, como ele funciona, quais são suas vantagens, seus erros comuns e as penalidades ao não entregar esta obrigação fiscal corretamente, aproveite para comentar suas impressões sobre o guia! E, se você quer ficar cada vez mais informado sobre este e outros temas, fique de olho em nossas redes sociais.
Preparação de dados para o Sped Fiscal?
Por se tratar de informações recorrentes e que vão sendo apuradas constantemente ao longo do mês, o melhor caminho para garantir uma preparação adequada de dados para o fisco é a estruturação de processos claros e o uso de ferramentas voltadas à gestão fiscal. Nesse contexto, os sistemas ERPs aparecem como um bom investimento para empresas de todos os portes e perfis.
Estas ferramentas permitem que os colaboradores se organizem e estabeleçam um fluxo de processos para recolher todos os dados necessários e exigidos pelo fisco estadual e federal.
As empresas podem criar um fluxograma, que inclua:
- Separar e organizar os documentos, controlando notas fiscais e outras informações referentes ao Sped Fiscal.
- Investir em sistemas ERPs que possam fazer a automação dos dados internos, o que reduz o risco de erros e de aplicação de sanções. A estruturação das informações fiscais precisa chegar aos sistemas de forma segura e eficiente. Se houver mais de um em operação, a integração precisa acontecer de maneira automatizada.
- Ferramentas tecnológicas requerem capacitação dos colaboradores para que se faça o melhor uso possível desses sistemas.
- Realização de auditorias, verificando a conformidade das informações, conforme as exigências legais.
Como evitar os principais erros da entrega do Sped Fiscal?
O Brasil é um país com enorme complexidade fiscal. Pior do que isso: as legislações, formato de informações e layouts de entrega estão em constante alteração, o que torna este processo mais oneroso e complexo. Por isso, alguns desafios se destacam neste quesito:
Complexidade
A quantidade e a variedade de dados exigidos podem ser extensas e detalhadas, assim como seu formato de entrega.
Mudanças de legislação
O investimento em tecnologia por si só e a capacitação de pessoas não garante a segurança do processo. É preciso ter um acompanhamento da legislação para assegurar a entrega de todos os dados.
Erros de preenchimento
A inserção incorreta de dados pode levar a penalidades e retrabalho. A tecnologia é uma excelente aliada tanto na automação de dados quanto na realização de verificações e checagens adicionais.
Integração de sistemas
Atualmente, as empresas costumam trabalhar com diversos sistemas operando simultaneamente. Um dos principais gargalos e desafios é o de garantir que todos eles estejam alinhados e integrados corretamente.
Como proceder em caso de erro?
Como mencionamos anteriormente, as empresas podem ser punidas de forma dupla por equívocos relacionados ao preenchimento do Sped Fiscal. O melhor caminho, dentro deste contexto, é investir em tecnologias e fluxos que reduzam a chance de equívocos. Por outro lado, nenhuma empresa consegue ter 100% de exatidão em seus processos.
No caso da identificação de erros, é possível gerar um arquivo retificador, prestando os dados corretos da apuração. Nesta situação, é importante verificar se a retificação foi aceita e processada corretamente pelo sistema do Fisco.
Em 2024, o Sped Fiscal recebeu novamente alterações em diversos registros, o que requer das empresas e de seus especialistas um acompanhamento constante da legislação.
Por isso, além do investimento em tecnologia, as companhias precisam monitorar as alterações da legislação que impactem o seu segmento e negócio.
Fonte: Senior
